Ефективне планування продажів: розрахунок та оцінка KPI для вашої мережі

Щоб продавати більше, замало просто “хотіти”. Потрібен чіткий курс, продумана стратегія та система, яка працює на результат. Бізнеси, які щомісяця зіштовхуються з проблемами типу “не дотягнули план продаж”, “незрозуміло, що не спрацювало” або “KPI не відповідають реальності”, найчастіше страждають не через ринок або клієнта. Причина — відсутність системного плану продажу і базової аналітики. 

Якщо у вашому відділі продажів досі немає структурованого підходу, команда хаотично “ловить лідів”, а сейлзи продають “інтуїтивно” — вам потрібна чітка побудова або ж створення відділу продажів. Адже те, чого не існує, працювати не буде, згодні? А як зробити планування продажів ефективним, на яких метриках варто зосередитися, як знайти відсоток виконання плану та якою має бути робоча формула вашого відділу продажів, щоб він працював не лише в Excel, а й у реальності, розповідаємо далі.

Що таке план продажів і навіщо він потрібен

План продажів — документ, який визначає стратегію вашої компанії щодо реалізації товарів або послуг протягом різного періоду часу: тиждень, місяць, квартал, півроку або рік. Але це не просто таблиця в Excel, як ви могли б подумати, яку сейлзи відкривають раз на місяць, щоб поставити “+/-” навпроти рядка. Це — конкретна карта дій, що задає напрямок, темп і фокус усій команді. Якщо коротко, то це про те, що продавати, скільки, кому, коли й за якою ціною. Але головне — навіщо. Бо без мети, без логіки, без чітких KPI команда перетворюється на “сліпих рибалок”: багато зусиль, нуль улову. Також правильно сформований план дозволяє:

• зрозуміти реальний потенціал команди;

• розкласти амбітні цілі на щоденні задачі;

• виявити слабкі місця воронки продажів;

• оцінити ефективність кожного етапу — від ліда до угоди;

• прогнозувати, а не здогадуватись, скільки продасте наступного місяця.
   

І головне — це не статичний документ. Це живий інструмент, який ви повинні коригувати під ринок, сезонність та динаміку вашої компанії. І тільки коли у вас є системне планування продажів, ви можете говорити про керовану виручку, а не про “як пощастить”.

Ключові етапи створення плану продажів

Створення плану — це не мистецтво на натхненні, а чітко структурований процес, який складається з таких етапів:

1. Аналіз минулих показників. Скільки продавали, в який сезон, який середній чек, яка конверсія? Без фактів — немає плану.

2. Формулювання цілей. Виручка, кількість угод, нові клієнти — ви маєте знати, куди йдете.

3. Розрахунок ресурсу. Скільки лідів потрібно, щоб досягти мети? Яка має бути активність кожного менеджера?

4. Визначення KPI. Для кожного: від сейлза до керівника.

5. Прогнозування ризиків. Що буде, якщо один сейлз “випаде”? А якщо лідогенерація дасть збій?
    

План продажів — це не wish list власника, а чітка формула продажів, яку розуміє і виконує кожен сейлз команди.

Інструменти для планування та оцінки продажів

Безмовно, Google Sheets — це наше все, але тільки до моменту, поки команда не виросте більше ніж на 5 осіб. Потім починається хаос: дублі лідів, KPI з голови, дані клієнтів у різних таблицях. Щоб цього уникнути — автоматизуйте! Якщо план зафіксований у Google Docs або на стікерах, про системність можна забути. Сучасні інструменти допомагають не лише планувати, а й відслідковувати прогрес у реальному часі. Зокрема, вам допоможуть такі інструменти:

• CRM-система, де ви бачите все: від кількості дзвінків до виручки по кожному менеджер;

• Dashboard аналітика, Power BI, Google Data Studio, що дозволить вам відстежувати ключові метрики щодня;

• Щотижневі або щомісячні звіти, які охоплюють такі дані, як кількість лідів, середній чек, кількість угод і виконання ключових завдань;

• Система мотивації команди у вигляді бонусів за виконання плану або публічного визнання досягнень.

А для тих, хто тільки на старті або не впевнений у структурі, ефективним рішенням є систематизація відділів продажу https://s-rocket.com/sales-consulting від Raketa Prodazh, яка дасть вам можливість навести лад у процесах і запустити стабільну машину продажів замість того, щоб вручну крутити педалі.

Поширені помилки при плануванні продажів

Здебільшого, план продажів компаній виглядає приблизно так: “продати на мільйон, бо минулого місяця було 800 тис.” Але продажі не підкоряються бажанням. Вони підкоряються законам математики, ринку і вмінням команди. А найчастіше ламають систему такі помилки:

• плани “зі стелі” — без аналітики та без урахування можливостей команди;

• один план на всіх — KPI мають бути персоналізованими;

• ігнорування циклу угоди — коли цикл продажу 3 місяці, очікувати результат щотижня — самонавіювання;

• відсутність регулярного аналізу — не перевіряєте, не знатимете, що не так;

• жодної формули — без зрозумілої логіки та формули продажів планування перетворюється на гру.

Як адаптувати план продажів до змін на ринку?

Ринок не чекає, поки ви “доробите Excel”. Він змінюється щодня: нові конкуренти, тренди, поведінка клієнтів. Тому план має бути не бетонною конструкцією, а каркасом, який можна трансформувати. Що важливо:

• мати кілька сценаріїв, зокрема оптимістичний, реалістичний та песимістичний;

• системно збирати фідбек від сейлзів, адже вони першими бачать, що “щось не так”;

• регулярно оновлювати метрики та скрипти, а також прослуховувати дзвінки;

• гнучке планування, але це не означає “міняємо все щотижня”, але план слід переглядати хоча б раз на місяць.
   

І головне — всі ці зміни мають інтегруватися у систему. Бо хаос + хаос ≠ результат. А системний підхід до аналітики, процесів і ролей захищає вас від будь-якої турбулентності. 

Хочете, щоб план не просто “був”, а працював? Давайте складемо його разом — з цифрами, логікою та реальними інструментами. Замовте консультацію у Raketa Prodazh, і ми допоможемо побудувати таку систему, яка дійсно працює.