В современных реалиях практически невозможно найти человека, никогда не державшего в руках бланки документов. И хотя в большинстве стран документооборот на всех уровнях постепенно переводится в электронный формат, мы еще довольно далеки от момента, когда падет бюрократическая система.
Хотя отождествлять все бланки с бюрократией однозначно нельзя, ведь они используются абсолютно во всех сферах жизни. Причем часто подобные шаблоны бумаг значительно облегчают определенные процессы.
В сознании большинства людей бланки документов — это справки, заявления, акты, товарно-транспортные накладные, книги учета, товарные чеки. Но ведь к ним также относятся паспорт, свидетельство о заключении и расторжении брака, свидетельство о рождении и смерти, различные сертификаты и даже ветеринарные документы на животных. То есть те шаблоны, без существования которых оформления документов пришлось ждать гораздо дольше.
И все же, зачем нужны шаблонные бланки подобных бумаг:
- экономия времени. Чем каждый раз печатать одну накладную или составлять любой из перечисленных документов, куда быстрее заказать упаковку бланков в полиграфии или купить их в канцелярском магазине, чтобы при необходимости не задерживать себя и клиентов и быстро выдать необходимый документ;
- унификация документооборота. Стандартные шаблоны чеков, накладных, паспортов и других бумаг нужны для их мгновенной идентификации. Если все чеки выписаны на бланках разного цвета, размера и наполнения, бухгалтеру будет значительно тяжелее отыскать их и составить единую ведомость, например;
- ведение отчетности. В этом сильно помогают самокопирующиеся счета, выписываемые официантами на бланках. Один экземпляр остается в ресторане, а второй кладется в счет клиенту. Это позволяет быстро рассчитать и количество обслуженных столов каждым официантом, и сверить размер кассы, и предоставить клиенту документ, подтверждающий его заказ и оплату услуг.
Самые распространенные и востребованные бланки можно приобрести в канцелярских магазинах, но специфических бумаг вы там однозначно не найдете. В таком случае правильным решением будет связаться с полиграфией, заказав у них печать необходимой продукции в нужном тираже, или заказать шаблоны в маркетплейсе.
Специфические бланки для юридических лиц: что нужно?
Особой категорией можно считать шаблоны документов для юридических лиц. Если вы недавно оформили ООО или ИП, то необходимо разобраться, какие бумаги вам нужны для отчетности и как их оформлять.
Все важные документы можно разделить на 4 больших категории:
- связанные с продажей товаров и предоставлением услуг. Сюда стоит включить договоры, адаптированные под вашу деятельность, и гарантии на товар/услугу;
- документы для ведения бухгалтерской отчетности. Это накладные, ТТН, счета на оплату, акты о выполнении работ, зарплатные ведомости и прочее;
- связанные с сотрудниками. Сюда относятся трудовые договоры, бланки заявлений о приеме на работу, на отпуск, образец заявления об увольнении;
- связанные с вашей деятельностью как руководителя. Это всевозможные приказы, акты и подобные бумаги, выпускаемые исключительно вами.
Большую часть этих бланков можно купить, но некоторые из них придется оформить самостоятельно или с помощью делопроизводителя: договоры, акты и приказы. Требования к их оформлению прописаны в государственных стандартах. Без их соблюдения они будут признаны недействительными, а ваша деятельность — незаконной. Поэтому следует внимательно отнестись к этому вопросу и найти партнера, который будет поставлять вам стандартные бланки документов.
Источник: каталог товаров и услуг Закупка.
На правах реклами
